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26/10/2018


Autrefois, le travail de secrétariat était traité en interne, mais ce n'est plus forcément le cas aujourd’hui. En effet, grâce à l’évolution des technologies, les entreprises peuvent confier les tâches courantes d’un secrétariat à un prestataire en externe. Cette pratique est de plus en plus plébiscitée par les PME et est vouée à se développer à l’avenir. La raison est que le fait d'externaliser le travail d’un secrétaire présente de nombreux avantages particulièrement intéressants.

Télésecrétariat à Madagascar ou ailleurs : quels sont les avantages ?

Que vous ayez décidé de confier le travail de secrétariat à un télésecrétariat Madagascar ou dans un autre pays étranger, cette solution peut présenter des avantages non négligeables pour votre entreprise. Elle permet notamment de :
    • Gagner du temps
Le recours à un secrétaire indépendant peut être intéressant pour une entreprise souhaitant se concentrer sur la gestion de ses activités principales. Cela va lui permettre de gagner du temps, et ainsi de se concentrer sur les tâches les plus importantes pour développer son chiffre d'affaire.
    • Faire des économies
L’externalisation du poste de secrétariat peut aussi permettre de réaliser de réelles économies. Tout d’abord, votre entreprise n’aura pas besoin d’investir dans des mobiliers et des matériels informatiques indispensables pour le service du secrétariat. De plus, vous serez déchargé de toutes les contraintes administratives. Vous pouvez aussi mieux gérer le budget allouer à ce travail. En effet, le prestataire externe n’est payé que pour le travail effectué.
    • Un travail de qualité
Que ce soit pour la gestion des appels, le traitement des données ou encore la comptabilité, en externalisant le travail de secrétariat, vous pouvez profiter des compétences d’une équipe professionnelle. Vous pouvez bénéficier d’un service de qualité. Par exemple, en externalisant la gestion des appels, vous pouvez maintenir une relation client de qualité. De plus, vous serez aussi flexible sur vos horaires.
    • D’autres avantages
Si la charge de travail de secrétariat augmente d’une manière imprévisible, vous pouvez contacter un prestataire en télésecrétariat pour aider votre secrétaire en interne. Cela va accélérer considérablement le temps de travail. Par ailleurs, en cas de maladie ou d’autres problèmes, votre secrétaire pourra être remplacé par une personne déjà habituée par le travail.

Comment bien choisir le type de prestataire ?

Même si l’externalisation du secrétariat représente un intérêt certain pour votre entreprise, il convient de bien choisir le bon prestataire afin d’éviter les mauvaises surprises. Étant donné que ce secteur n’est pas encore très réglementé, n’importe quelle personne peut proposer ce type de services. Afin de bien évaluer votre prestataire, il convient de prendre en compte un certain nombre de critères, que vous ayez choisi de faire appel à un centre d’appels ou à un télésecrétaire. N’hésitez donc pas à évaluer le candidat par rapport à :
    • son niveau d’expérience,
    • ses spécialisations particulières : capacité à maîtriser les logiciels métiers, vitesse de frappe…
    • ses qualités personnelles : sens d’écoute, sens du relationnel, flexibilité, disponibilité…
    • la qualité des matériels de travail.
En outre, pour être sûr de trouver le meilleur candidat et de travailler avec une personne de confiance, n’hésitez pas à faire jouer la concurrence.

Quelles tâches sont à confier au  télésecrétaire ?

Grâce au développement de la technologie, de nombreuses tâches du secrétaire peuvent être confiées en externe. Ainsi, le télésecrétaire peut remplir de nombreuses fonctions, en accord avec sa clientèle et selon son niveau. En général, il peut être contacté pour assurer l’accueil téléphonique, comme la gestion des appels entrants, l’émission des appels, la gestion des rendez-vous, la prospection des clients, etc. Un télésecrétaire peut aussi être contacté pour assurer l’envoi des courriers, la gestion des mails, la réalisation de devis ou de factures, la gestion de la paie, le traitement des données, la comptabilité…



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